Giấy yêu cầu giám định là văn bản cam kết của người yêu cầu và người nhận thực hiện vụ giám định. Khi có nhu cầu giám định một lô hàng nào đó, đề nghị khách hàng gửi cho Cafecontrol giấy yêu cầu giám định:
1/ Các loại giấy yêu cầu giám định được chấp nhận:
- Giấy yêu cầu giám định theo mẫu của Cafecontrol
- Giấy yêu cầu giám định do các tổ chức kinh doanh/ cá nhân trong và ngoài nước yêu cầu
- Giấy yêu cầu giám định của các hãng tàu biển, hàng không, chủ phương tiện vận tải
- Trưng cầu giám định của Hải quan, Công an, Toà án… phục vụ công vụ của các cơ quan nhà nước
- Công văn mời giám định của các tổ chức kinh doanh
2/ Nơi nhận yêu cầu giám định: có thể là một trong những nơi sau đây:
- Phòng giám định/Phòng tổ chức – Hành chính – Chứng thư Văn phòng Công ty.
- Phòng nghiệp vụ giám định của các đơn vị trực thuộc.
- Các Tổ trưởng/Trưởng trạm các khu vực.
- Giám định viên.
3/ Cách thức gửi yêu cầu giám định:
- Giấy yêu cầu gửi bằng cách như sau: Gửi trực tiếp, Fax, E-mail, Điện thoại, qua Website.
- Hiện tại trên Website của Cafecontrol: http://www.cafecontrol.com.vn: Giấy yêu cầu giám định được đặt ở Trang chủ/ Hỗ trợ để giúp khách hàng có thể gửi yêu cầu giám định cho chúng tôi qua mạng.
- Đối với hình thức nhận yêu cầu qua điện thoại, chúng tôi sẽ ghi chép các yêu cầu của khách hàng để bố trí giám định kịp thời, đề nghị khách hàng hoàn thiện Giấy yêu cầu giám định và gửi cho chúng tôi sau.
4/ Những nội dung cần thiết của Giấy yêu cầu giám định:
Thủ tục hành chính :
– Giấy yêu cầu phải có Ngày, tháng, năm yêu cầu giám định.
– Nếu là đơn vị tổ chức kinh doanh yêu cầu thì phải có tên pháp nhân, người có thẩm quyền ký và đóng dấu. Giấy yêu cầu cũng có thể không có người có thẩm quyền ký và đóng dấu trong trường hợp cá nhân có giấy giới thiệu của đơn vị tổ chức kinh doanh đại diện cho cơ quan
– Đối với người nước ngoài: Chúng tôi chấp nhận ấn chỉ riêng của khách hàng, có chữ ký của người có thẩm quyền.
– Đối với các cá nhân yêu cầu: Giấy yêu cầu phải ghi địa chỉ và số Chứng minh nhân dân hoặc số giấy phép lái xe máy / ôtô do Công an cấp, ký và ghi rõ họ tên người yêu cầu giám định.
– Đối với trường hợp đã ký Hợp đồng giám định cả công trình hoặc bao cả năm: Chúng tôi chấp nhận Giấy yêu cầu không dấu nếu khách hàng đã đăng ký chữ ký lần đầu
Người yêu cầu giám định phải điền các hạng mục ghi trong giấy yêu cầu, cụ thể như sau:
– Thông tin về lô hàng: Tên hàng, số, khối lượng, bao bì, phương tiện vận tải
– Loại hình giám định: Nêu cụ thể hoặc đánh dấu theo mẫu Giấy yêu cầu của Vinacontrol.
– Các loại giấy tờ kèm theo: Tùy từng hạng mục yêu cầu giám định, các giấy tờ kèm theo có thể khác nhau, nhưng phải đủ để thực hiện vụ giám định.
Cụ thể như sau:
+ Các chứng từ đặc định cho lô hàng (dùng chung cho các loại hình giám định): Vận đơn đường biển (B/L -Bill of Lading); Hợp đồng (Contract); Thư tín dụng (L/C); Phiếu đóng gói, bản kê chi tiết đóng gói (Packing list – P/L); Hoá đơn (Invoice).
+ Ngoài ra còn có các chứng từ đặc thù riêng cho từng loại hình giám định như: Phiếu đóng gói chi tiết nếu hàng hoá đóng không thống nhất; Bản kê chi tiết cân nếu hàng hoá đóng không thống nhất; Giấy chứng nhận khối lượng của người bán; Tài liệu phân tích, lấy mẫu; Giấy chứng nhận phẩm chất của người bán; Biên bản hàng hư hỏng đổ vỡ (COR); Bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC); Thư tín dụng (L/C) …
+Tuỳ vào từng hạng mục giám định, chúng tôi sẽ đề nghị khách hàng cung cấp các chứng từ kèm theo phù hợp khi tiến hành vụ giám định.
+ Mẫu hàng gửi kèm theo : Nếu có mẫu hàng gửi kèm đề nghị khách hàng ghi rõ: Số lượng; Khối lượng mẫu; Cách đóng gói; Niêm phong; Kỹ mã hiệu của mẫu
+ Địa điểm và ngày hẹn giám định, người liên hệ giám định
+ Số bản chứng thư giám định cần cấp (Tiếng Việt, Ngoại ngữ gì)
+ Thể thức thanh toán, số tài khoản tại Ngân hàng (Nếu khách hàng trả phí giám định bằng tiền mặt trước khi lấy chứng thư thì không cần kê khai số tài khoản)
5/ Thay đổi nội dung yêu cầu giám định khi đang thực hiện vụ giám định:
– Trong quá trình thực hiện, khách hàng bổ sung hoặc thay đổi nội dung chính các yêu cầu giám định thì phải có thông báo bằng văn bản của khách hàng hoặc ký xác nhận thay đổi trên giấy yêu cầu giám định.
